一、建立裁员委员会
这个委员会必须由不同部门的代表组成,尤其要包括欲裁减员工的部门主管,以求公平。
二、详细规划
委员会必须考虑公司的整体情况,以决定合并哪些部门或裁减哪些人员,并且规划裁员后的调整,确保公司仍能保持原来的核心竞争力。做这件事情,可以参考本公司或业界其他公司过去好的做法。
委员会要决定公司是采取一次性裁员还是分批裁员。一般而言,如果公司已有全盘计划,实行一次性裁员较为理想。因为分批裁员容易引起员工的恐慌,一方面打击员工士气,一方面也可能引起员工的抗争行动,打乱公司的裁员计划。此外,委员会还可以讨论是否将提供帮助员工找工作等额外措施。
委员会的讨论应以正式文件记录公司裁员的原因及时间表、无法实行裁员替代方案的理由以及裁员对公司的正面影响。这些文件一方面成为公司的行动蓝图,一方面如果产生纠纷公司有充足的资料和证据。
三、拟定裁员名单
确定被裁者的标准,包括年资、经验、绩效、能力、薪金、员工为全职或兼职等。年资、经验是最客观的标准,比较适用于蓝领工作;绩效则是公司留住人才的重要标准,比较适用于白领工作。必要时,公司可以请主管对员工再次进行绩效评估,并且列出排名;能力标准容易流于主观,委员会在讨论时应该尽量举出具体实例或技能;薪金也可以是衡量的标准之一,尤其当裁员是为了减少支出时。另外,公司通常应该先裁减非全职员工。如果公司和某些员工签有契约,必须考虑其中的相关规定。挑选被裁者的整个过程必须列出公平的标准,否则将会导致员工反抗。
决定裁员名单后,委员会必须再次审视名单是否满足裁员后的公司需求,考虑被裁员工所具有的技能及经验,以及留下来的员工是否具有取代被裁人员的能力,并且针对职务调动做适当的职责修正,以及未来应有的训练。此外,被裁者是否过于集中于某些部门、职务或层级等,都需要纳入全盘考虑。
四、拟定执行细节
决定如何对内对外发布裁员消息,除了员工外,公司应主动通知主要客户,以免因裁员在客户中产生不良反应。公司应该秉持公开、诚实、一贯的态度,不要前后矛盾或朝令夕改。
此外,由人力资源部门规划被裁者如何处理公、私物品,例如员工应于何时完成打包并离开公司,由谁负责收回公司钥匙等细节,并且准备正式通知、薪金计算及福利细节规定等文件数据。之前的计划越完善,之后的执行便越顺利。
五、训练部门主管
裁员是许多主管在职业生涯中所必须面对的最棘手的事情。很多人没有任何相关经验,因此公司事前应和主管充分沟通,并且给他们支持和训练,让他们能适当应对。包括告知员工被裁消息的方式,选择顾及员工自尊的告知地点,提供被裁员工福利的标准以及如何管理士气可能跌至谷底的留任员工,并且准备好面对员工的情绪反应,包括调整做这项工作的主管的心态等。
六、聘请律师
公司应该雇请律师确认各种决定的合法性,以及补充不足之处。整个裁员过程应该尽量让员工有发表意见的机会,而不是公司决定一切,员工只是被动接受。(
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岗位测评以车间工人岗位测评为例,一般工人岗位可以从四大类16个要素进行测评,将车间工人岗位完成一次作业的时间记录下来,在不影响员工操作的情况下测5次,将最多的和最少的除掉,依然平均下来,得出该岗位的正常生产节拍。将辅助岗位的工人做每天工作内容和时间、每月工作内容和时间测试。
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岗位优化:分析每个生产岗位,根据工业工程相关知识,组织技术人员优化岗位工作内容,减少不增值活动,降低生产节拍时间。然后形成实际生产节拍时间墙。将岗位实际生产节拍时间进行平均,对超出平均节拍时间的岗位进行工作内容拆分和进一步优化,将部分内容拆分给生产节拍时间低于平均节拍时间的岗位。从而整体降低生产节拍时间,提高生产效率。生产效率提高,可以将原本三班倒的岗位变成两班,两班倒的岗位优化到一班,在订单多的时候适当加班进行解决。
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人员编制控制:就是要根据岗位测评优化情况、生产销售台量、发展培养计划、确定每个部门和子分公司的人员编制,然后要求各部门各子分公司在人员编制范围内进行招聘,并明确招聘时间和招聘原因。
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